De juiste Microsoft 365‑licentie kiezen voor jouw bedrijf

Het kiezen van de juiste Microsoft 365‑licentie is lastiger dan het lijkt. Je wilt dat medewerkers soepel kunnen werken, maar je wilt ook niet onnodig betalen. In deze gids lees je precies wat de verschillen zijn tussen Business Basic, Standard, Premium en Exchange‑licenties, zodat je binnen enkele minuten weet welke licentie het beste past bij jouw MKB‑organisatie.

1. Microsoft 365 Business Basic, Standard en Premium: de belangrijkste verschillen uitgelegd

De drie Business‑licenties verschillen vooral in gebruik, beveiliging en beheer. Elke medewerker die inlogt of Office‑functionaliteit gebruikt, heeft een persoonlijk account met eigen licentie nodig.

Microsoft 365 Business Basic

De basis voor organisaties die vooral in de cloud werken. Je krijgt wél:

• Web‑apps van Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• 1 TB OneDrive
• Teams, SharePoint, Planner, Lists
• Exchange‑mailbox (50 GB)

Je krijgt géén:

• Desktop‑apps (Word/Excel/Outlook lokaal)
• Geavanceerde beveiliging
• Centraal apparaatbeheer (Intune) – niet inbegrepen, maar wél mogelijk via de MDM‑oplossing van GroenendaalTech

Herkenbaar gebruik: medewerkers die vooral in de browser werken.

Microsoft 365 Business Standard

Alles uit Basic, plus de volledige Office‑desktopapps. Je krijgt wél:

• Desktop‑apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Installatie op maximaal 5 apparaten per gebruiker
• Bookings, Forms, extra productiviteitstools

Je krijgt níet:

• Geavanceerde beveiliging
• Centraal apparaatbeheer (Intune) – niet inbegrepen, maar wél mogelijk via de MDM‑oplossing van GroenendaalTech

Herkenbaar gebruik: medewerkers die dagelijks met de volledige Office‑apps werken, zoals Outlook op desktop, en die documenten lokaal willen openen, opslaan of offline doorwerken.

Microsoft 365 Business Premium

De meest complete Business‑licentie met geavanceerde beveiliging en apparaat beheer. Je krijgt wél:

• Alles uit Standard
• Microsoft Intune (apparaatbeheer)
• Conditional Access (toegang onder voorwaarden)
• Geavanceerde e‑mailbeveiliging
• Identity Protection
• Endpoint‑security

Herkenbaar gebruik: organisaties waar beveiliging en compliance een belangrijke rol spelen of waar wet‑ en regelgeving dit vereist.

Kort samengevat:

• Basic → alleen webapps
• Standard → volledige Office‑desktopapps
• Premium → Office‑apps + beveiliging + apparaatbeheer

2. Exchange Online Plan 1, Plan 2 en Kiosk: wat krijg je precies extra?

Exchange‑licenties verschillen vooral in mailboxgrootte, archivering en compliance‑mogelijkheden.

Exchange Online Plan 1

De standaard e‑maillicentie. Je krijgt:

• 50 GB mailbox
• Outlook Web Access
• Basis anti‑spam/anti‑malware
• Delen van agenda’s en contactpersonen

Geen:

• Onbeperkte archivering
• Geavanceerde compliance

Herkenbaar gebruik: MKB‑organisaties zonder bewaarplicht, audits of juridische verplichtingen.

Exchange Online Plan 2

Alles uit Plan 1, plus uitgebreide archivering en compliance. Je krijgt:

• 100 GB mailbox
• Onbeperkte archivering (In‑Place Archive)
• Litigation Hold / eDiscovery
• Geavanceerde mailboxbeheerfuncties

Herkenbaar gebruik: organisaties met bewaarplicht, audits of juridische eisen.

Exchange Online Kiosk (F1/F3)

Een minimale e‑mailoplossing voor starters of kleinere toepassingen. Je krijgt:

• 2 GB mailbox
• Alleen webmail (Outlook Web)
• Geen desktop‑Outlook
• Beperkte functionaliteit

Herkenbaar gebruik: starters, recepties, magazijnmedewerkers, flexplekken en productieomgevingen.

Kort samengevat:

• Plan 1 → 50 GB mailbox, geen archivering
• Plan 2 → 100 GB + onbeperkte archivering + compliance
• Kiosk → 2 GB webmail voor basisgebruik

3. Zo kies je de juiste Microsoft 365‑licentie voor jouw manier van werken

De juiste Microsoft 365‑licentie kiezen begint bij één centrale vraag: hoe werkt jouw team? Werken medewerkers vooral in de cloud, gebruiken ze lokale Office‑apps of is er sprake van een hybride werkwijze? Dit bepaalt direct welke licentie past bij de dagelijkse praktijk.

De belangrijkste vragen die je moet beantwoorden

1. Hoe werkt je team: cloud‑first, lokaal of hybride?

• Browsergebruik → Basic
• Desktop‑apps → Standard
• Beveiliging + beheer → Premium

2. Welk beveiligingsniveau is nodig?

• AVG‑eisen of branche‑normen
• MFA verplicht
• Toegang op basis van locatie/tijd/gedrag (Conditional Access)

3. Welke apparaten gebruiken medewerkers?

• Alleen laptops/pc’s of ook mobiele apparaten?
• Intune nodig?
• Of liever de MDM‑oplossing van GroenendaalTech?

4. Hoeveel opslag en samenwerkingstools zijn nodig?

• 1 TB OneDrive voldoende?
• SharePoint intensief gebruikt?
• Teams‑opnames en geavanceerde samenwerking nodig?

5. Hoeveel gebruikers zijn er nu en straks?

• Tot 300 gebruikers → Business‑licenties
• Groei richting >300 → tijdig kijken naar Enterprise (E3/E5)

Kort samengevat: de juiste licentie hangt af van werkwijze, beveiliging, apparaten, opslagbehoefte en groei.

4. De meest gemaakt fout bij het kiezen van een Microsoft 365‑licentie

Veel organisaties delen één Microsoft 365‑account tussen meerdere medewerkers om kosten te besparen. Dat lijkt handig, maar brengt grote risico’s met zich mee.

Waarom een gedeeld account nooit een goed idee is

• Licentieschending Een licentie is altijd voor één gebruiker. Delen leidt tot audit‑problemen en nacalculaties.
• Geen herleidbaarheid (AVG‑risico) Je ziet niet meer wie wat doet. Incidentonderzoek wordt onmogelijk.
• Synchronisatie‑ en prestatieproblemen Outlook, OneDrive en Teams raken in de war bij gedeeld gebruik.
• MFA werkt niet op een gedeeld account Je kunt een account niet koppelen aan meerdere telefoons of authenticator‑apps.

Wat kun je wél delen zonder extra licentie?

Voor gezamenlijke adressen zoals info@, support@ of administratie@ gebruik je een gedeelde mailbox. Deze mailboxen zijn:

• gratis
• ongelimiteerd aan te maken
• 50 GB opslag (uitbreidbaar via archivering)
• bedoeld om door meerdere medewerkers tegelijk te gebruiken

Kort samengevat: een gedeelde mailbox is ideaal om samen e‑mail te beheren, maar niet om mee in te loggen of Office‑apps te gebruiken.

5. Snelle keuzehulp: binnen 2 minuten de juiste Microsoft 365‑licentie

Tot slot

Klaar om de juiste keuze te maken en direct slimmer en veiliger te werken? Begin vandaag nog met de juiste Microsoft 365‑licentie.